Heineken b(r)aut mit der Power Platform die digitale Zukunft

Nach 150 Jahren Heineken bedarf die Brauerei keiner langen Vorstellung mehr. Mit mehr als 300 Biermarken in 190 Ländern hat das Unternehmen eine führende Position inne. Doch um diese Position zu halten, muss das multinationale Unternehmen effizienter arbeiten und digitale Innovationen nutzen. Mit Hilfe der Power Platform und des Microsoft-Partners Macaw sind die Mitarbeitenden jetzt in der Lage, dies selbst, schnell und kontrolliert zu tun. “Nach zwei Jahren haben 4.000 Mitarbeitende bereits 8.000 Power Apps erstellt. Das ist der absolute Wahnsinn.”

Der Case im Videoformat:

Produktivität steigern

Hinter den weltberühmten Bieren, Ciders und Softgetränken von Heineken steht eine Welt voller Prozesse. Mehr als 80.000 Mitarbeitende in Büros und Brauereien sorgen dafür, dass alles so sicher und effizient wie möglich abläuft. Doch Heineken ist entschlossen, sich durch die Digitalisierung seiner Prozesse weiter zu verbessern. Seit 2019 nutzt das Unternehmen dazu die Low-Code/No-Code Power Platform, auf der Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse einfache und zeitsparende Apps erstellen. "Wir erledigen den gleichen Umfang an Arbeit mit weniger Mitarbeitenden. Die Power Platform hilft uns dabei, produktiver zu werden", sagt Mark Slijper, Manager des Global Portfolio Digital Toolkits.

Alle Mitarbeitenden können Apps entwickeln

Nicht nur das Management Team möchte produktiver werden, auch die Mitarbeitenden, denn sich wiederholende Aufgaben und langwierige Prozesse sind wenig hilfreich. Nehmen wir als Beispiel die Abrechnung der Parkgebühren. Bei Heineken gibt es dafür jetzt eine Power App, die von einem Mitarbeitenden entwickelt wurde. Statt Ärger mit Papier, Excel-Tabellen und E-Mails gibt es jetzt eine praktische App, die den Mitarbeitenden von Heineken viel Zeit erspart. Sie wurde innerhalb kürzester Zeit und zu einem Bruchteil der Kosten einer herkömmlichen IT-Lösung geschaffen.

“Wir wollen ein innovatives und digital intelligentes Unternehmen sein. Wir haben derzeit 4.000 App-Entwickler:innen - bis 2025 sollen es 10.000 sein.” ”
Giada Binelli, Product Ownerin Low-Code/No-Code Platforms

Mehr Komfort und Produktivität

“Die Stärke der Power Platform liegt in ihrer Zugänglichkeit”, so Giada Binelli, Product Ownerin für die Low-Code/No-Code Plattformen. “Wenn bei der Arbeit etwas auftaucht, erstellt man einfach eine App - rein aus Gründen der eigenen Bequemlichkeit und Produktivität. Die Ideen und Initiativen kommen von allen Seiten - es ist erstaunlich.” Bei Heineken werden daher immer mehr Prozesse in intelligente, integrierte Apps umgewandelt.

Effizientere Audits

Heineken verwendet nun auch Power Apps zur Durchführung von Sicherheitsaudits: Sicherheit ist in der Brauerei unerlässlich. Bei den Audits wird u.a. geprüft, ob sich die Mitarbeitenden in den Sicherheitszonen aufhalten, die Schränke richtig schließen und weitere Protokolle einhalten. Zu diesem Zweck zeichneten die Manager früher Skizzen auf Papier, die sie dann einscannten und weiterleiteten. Jetzt genügt es, Fotos mit dem Smartphone zu machen, über das ohnehin der gesamte Berichtsprozess läuft.

Intelligentere Rückkehr ins Büro

Die Notwendigkeit sich digital gut aufzustellen war schon vorher ein Muss, wurde aber im Verlauf der Pandemie noch deutlicher. “Wir haben in dieser Zeit den größten Nutzen aus der Power Platform gezogen. Italien war das erste europäische Land, das von COVID-19 betroffen war, aber unsere Kolleg:innen dort waren auch die ersten, die ins Büro zurückkehrten. Allerdings unter strengen Auflagen", sagt Giada.

Die Anforderung: eine App, mit der man unter Berücksichtigung der Auflagen einen Arbeitsplatz reservieren kann – und das innerhalb von drei Wochen. Kein Problem: Gemeinsam mit Macaw und Microsoft wurde eine Power App entwickelt, die es den Mitarbeitenden ermöglichte, problemlos ins Büro zurückzukehren. Der Vorteil der sogenannten Cloud-Apps besteht darin, dass sie sich leicht ausrollen und international anpassen lassen. Die App wird mittlerweile in mehr als zwanzig Ländern eingesetzt und ist damit ein wahrer Erfolg.

Kosteneinsparung leicht gemacht

Apps machen die Arbeit sicherer, einfacher und unterhaltsamer - indem sie ein spielerisches Element in etwas Trockenes wie Kosteneinsparungen einbringen. Kosten im Unternehmen einzusparen ist sinnvoll aber was wäre, wenn auch die Mitarbeitenden selbst davon profitieren würden? Mit diesem Gedanken im Hinterkopf hat Heineken eine App entwickelt, die es einfach macht, Einsparungen zu erzielen und den Erfolg zu messen. Die Mitarbeitenden können die Punkte, die sie in diesem Rahmen sammeln, gegen Produkte in den Heineken-Stores eintauschen.

10.000 App-Entwickler:innen bis 2025

Die Zahl der Apps und Entwickler:innen wächst weiter. “Es ist verrückt, dass wir nach zwei Jahren bereits 8.000 Apps erstellt haben, aber das ist erst der Anfang", sagt Giada. “Wir wollen noch mehr. Wir wollen ein innovatives, digital intelligentes Unternehmen sein. Derzeit haben wir 4.000 App-Entwickler:innen und bis 2025 sollen es 10.000 sein. Das Ziel erreichen wir, indem wir mit Menschen sprechen, die noch nicht mit der Plattform vertraut sind.” Im Prinzip kann jeder mit der Power Platform loslegen. Nicht nur, weil sie so einfach ist, sondern auch, weil sie zusammen mit den anderen bekannten Microsoft-Lösungen wie Word, Excel und PowerPoint für jeden verfügbar ist.

Völlige Freiheit innerhalb der Grenzen

“Die Power Platform steht den Heineken-Mitarbeitenden seit 2019 zur Verfügung und hat sich seitdem mühelos weiterentwickelt. Wir können sehen, wie die Begeisterung wächst, wenn die Mitarbeitenden entdecken, was man damit machen kann. Zu Beginn nutzten nur die IT-Expert:innen die Plattform, aber der Rest des Unternehmens folgte schnell", sagt Mark Slijper. Heineken war sehr daran gelegen, unkontrollierte Entwicklungen und Datenlecks zu verhindern. Daher wurde ein strengerer Governance-Ansatz entwickelt, bei dem auch Leistung und Skalierbarkeit eine wichtige Rolle spielen. Das zeigt, dass die Entwicklung dieser Art von App anders funktioniert, als wenn alles von der IT-Abteilung kommt.

Solide Grundlage für die Verwaltung

“Es ist unmöglich, mit einem kleinen Team Tausende von Apps zu steuern", so Mark Slijper. Heineken erhielt daher Hilfe von Macaw, Microsoft-Partner mit umfassender Erfahrung in der Anleitung von Mitarbeitenden bei der Nutzung der Power Platform. “Ihr Wissen half bei der Zusammenstellung eines Teams und dem Aufsetzen von Coaching- und Trainingsangeboten. Außerdem haben sie eine solide technische Grundlage für die Überwachung von Apps geschaffen, so dass wir auch sehen können, welche Apps nicht mehr verwendet werden. Wir beziehen diese alle paar Monate in den Bereinigungsprozess ein."

Die sogenannten 'citizen developer’ - Heinekens Mitarbeitende, die Apps entwickeln - arbeiten innerhalb fester Regeln. Außerdem sind 400 Konnektoren blockiert, um beispielsweise zu verhindern, dass Apps Daten an Twitter senden. “Wir haben eine Standardumgebung, in die sich jeder bei Heineken einloggt und die er frei gestalten kann. Wenn man mehr Funktionen wünscht, andere Lizenzen verwenden möchte oder einfach nur etwas mehr IT-Know-how benötigt, ist die IT-Abteilung bereit, zu helfen.” Diese Abteilung besteht übrigens sowohl aus Heineken-Mitarbeitenden als auch aus Spezialist:innen von Macaw. Die Abteilung stellt auch wiederverwendbare Komponenten her, mit denen andere Niederlassungen selbst Apps zusammenklicken können - vom Inhalt bis zum Styling.

Wiedeverwendung von Apps

Internationale Skalierbarkeit ist für multinationale Unternehmen von großer Bedeutung. Deshalb baut Heineken jetzt einen App-Store auf, in dem Mitarbeitende weltweit Apps nach Thema, Abteilung oder Tätigkeit auswählen können. Auf diese Weise müssen die Kolleg:innen das Rad nicht neu erfinden und es wird noch einfacher, zu digitalisieren. “Die Stärke der Power Platform ist, dass sie so zugänglich ist, dass man sofort loslegen kann", sagt Mark Slijper. Und das gilt nicht nur für die Verbesserung interner Prozesse.

Digitaliserung verbessert auch das Endprodukt

Power Apps unterstützen auch bei der Optimierung der Qualität des Endprodukts. Deshalb hat ein Kollege eine Power App entwickelt, die alle Mitarbeitenden zu potentiellen Qualitätskontrolleur:innen macht. Wenn zum Beispiel ein Heineken Bier versehentlich in ein Amstel-Glas geschüttet wird, macht der Mitarbeitende mit dieser App ein Foto. Dieses wird dann automatisch an den zuständigen Kundenbetreuer geschickt, der es dann zur nächsten Schulung oder Beratung mitnimmt. Auf diese Weise bleibt Heineken ein Synonym für Qualität.