Optimierung der Fahrtenverwaltung bei Europcar Österreich: Effizienzsteigerung durch Power Platform

Europar Österreich, ARAC GmbH, ist eine 100% Tochtergesellschaft der Porsche Bank AG und damit Gesellschaft der Porsche Holding Salzburg. ARAC GmbH betreibt als Franchisenehmerin der Europcar Mobility Group österreichweit seine Mietwagenstationen und beschäftigt rund 100 Mitarbeiter:innen.

Herausforderung

Europcar Österreich stand vor der Herausforderung, ihre Fahrtenverwaltung zu optimieren. Das Unternehmen verwaltet pro Geschäftsjahr im Rahmen der Mietwagen-Mobilitätsleistungen rund 15.000 Abholungen und Zustellungen sowie über 800 Transferfahrten. Bisher wurden diese Daten über SharePoint-Listen und Ansichten erfasst, was zuletzt aufgrund technischer Limitierungen zu Unzufriedenheit und Dateninkonsistenzen führte. Die bestehende Lösung konnte die jüngsten Anforderungen hinsichtlich Datenmengen und Filtermöglichkeiten nicht mehr erfüllen.

Um die Bedienbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Applikation zu verbessern und zukünftige Limitierungen zu umgehen, sollte eine neue, skalierbare Lösung mit mehr Automatisierung und optimierter Benutzerfreundlichkeit implementiert werden.

Ansatz

Zur Lösung dieser Herausforderung setzte Macaw Komponenten der Microsoft Power Platform ein. Der Prozess begann mit Anforderungsworkshops, der Konzeption und Planung der User Experience sowie der Erstellung von Prototypen, um sicherzustellen, dass die entwickelte Lösung den Bedürfnissen der Benutzer:innen entspricht.

Die technische Implementierung konzentrierte sich auf drei Hauptbereiche:

Backend

• Datenbanklösung:
  Microsoft Dataverse wurde als Datenbanklösung gewählt, um die umfangreichen Funktionalitäten und die native Integration in die Power Platform zu nutzen.
  
  
• Entitäten und Ansichten:
  Es wurden zwölf Entitäten erstellt und durch individualisierte Ansichten sowie Geschäftsregeln ergänzt, um eine robuste Datenstruktur zu gewährleisten.
  
  
• Sicherheitskonzept:
  Sicherheitsanforderungen wurden durch ein detailliertes Sicherheitskonzept und die Erstellung feingranularer Sicherheitsrollen sowie Spaltensicherheitsprofile erfüllt.

Frontend

• Modelgesteuerte App:
  Die Anwendung wurde als modelgesteuerte App realisiert, bestehend aus einzelnen Abschnitten, Ebenen und Formularen zur Dateneingabe und -verwaltung.
  
  

• Geschäftsregeln und JavaScript:
  Geschäftsregeln und JavaScript steuern die Formulare und deren Felder, während Sicherheitsrollen die Sichtbarkeit einzelner Bereiche einschränken.
  
  

• Visualisierung:
  PCF-Komponenten verbessern die visuelle Darstellung unterschiedlicher Datensätze, und die Commandbar wurde von nicht benötigten Aktionen bereinigt und durch JS-Webressourcen um abrechnungsrelevante Logik erweitert.

   

Automatisierungen

• Power Automate:
  Power Automate wurde zur Implementierung von Benachrichtigungen und Exporten verwendet.
  
  

• Benachrichtigungen und Exporte:
  Erinnerungen für offene Aufgaben und personalisierte Exporte wurden entwickelt, wobei die Generierung und der Versand abrechnungsrelevanter Dokumente im Mittelpunkt stehen.
  
  

• FetchXML-Transformationen:
  Komplexe FetchXML-Transformationen aggregieren die Daten, die dann in individualisierte Dokumentvorlagen eingebettet und an die zuständigen Fachabteilungen versendet werden.

"Die Zusammenarbeit mit dem Projektteam war hervorragend und hat maßgeblich zur erfolgreichen Implementierung der Power Platform beigetragen. Die Effizienzsteigerung und Automatisierung haben zu einer signifikanten Verbesserung der Prozesse und einer optimalen Benutzerfreundlichkeit geführt. Wir sind begeistert von der neuen, skalierbaren Lösung, die unsere Anforderungen perfekt erfüllt.” – Josef Herzog, Leitung IT bei Europcar Österreich, ARAC GmbH

Ergebnis

Das Ergebnis dieser Arbeiten ist eine robuste, zukunftssichere modelgesteuerte Applikation, die durch ihre einfache Handhabung und die erhebliche Reduzierung manueller Aufwände überzeugt. Der Einsatz von Dataverse beseitigt Speichergrenzen und ermöglicht die nahtlose Verwaltung großer Datenmengen. Übersichtliche und individualisierbare Ansichten bieten eine verbesserte Benutzererfahrung, und strukturierte Formulare erleichtern die Dateneingabe und -pflege. Geschäftsregeln gewährleisten eine geführte Benutzerinteraktion und reduzieren Fehler bei der Dateneingabe, wodurch ein revisionssicherer Abrechnungsprozess sichergestellt wird.

Durch den intuitiven Aufbau von Ansichten, Tabellen und Formularen konnten zeitaufwändige manuelle Prozesse auf 1-Klick-Operationen minimiert werden. Der zuvor manuelle Abrechnungsprozess wurde auf die Interaktion mit wenigen User Interface-Elementen reduziert, was eine erhebliche Verminderung manueller Arbeit und Freigabeprozesse zur Folge hatte. Benutzerdefinierte Sicherheitsrollen gewährleisten den Datenschutz und Komfortfunktionen wie Exporte oder automatisierte Benachrichtigungen runden die Lösung ab.

Die Implementierung führte zu einer signifikanten Kostenreduktion, einer einheitlichen Verfügbarkeit der Applikation am POS und einer Automatisierung der Abrechnungsprozesse, wodurch alle Stakeholder direkt verknüpft wurden.

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