Mit KI zum Wissensboost: AI-Support-Bot transformiert globale Zusammenarbeit

Wie ein maßgeschneiderter AI-Community-Bot den internen Support stärkt, Silos auflöst und den Wissensaustausch in einer internationalen Organisation effizienter macht.

Ein global tätiges Unternehmen mit über 3.500 aktiven Mitgliedern in seiner Power-Platform-Community wollte den internen Wissensaustausch optimieren und den technischen Support entlasten. In Zusammenarbeit mit Macaw wurde eine intelligente Lösung in Form eines KI-gestützten Support-Bots entwickelt. Dieser macht Wissen zentral verfügbar, erleichtert die Zusammenarbeit und gestaltet die Nutzung der Plattform im Unternehmen deutlich effizienter.

Die Herausforderung: Fragmentierter Wissensaustausch und hoher Supportaufwand

Mit dem schnellen Wachstum der Community nahm auch die Anzahl der Fragen zu Funktionen der Power Platform, technischen Use Cases und Entwicklungsherausforderungen stetig zu. Da viele dieser Anfragen mehrfach gestellt wurden, mussten Informationen mühsam gesucht werden und die Qualität der Antworten war stark abhängig vom jeweiligen Ansprechpartner. Es fehlte eine zentrale, gut zugängliche Wissensbasis und ein skalierbarer Support-Prozess war nicht vorhanden. Die Folge war ein steigender Aufwand bei gleichzeitig sinkender Effizienz.

Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die eine Vielzahl wiederkehrender Fragen automatisiert beantworten kann, den Wissensaustausch strukturiert und dabei mit dem Wachstum der Community mithält, ohne dass zusätzliche Ressourcen benötigt werden.

Die Lösung: AI-basierter Support-Bot mit Microsoft Power Platform und Azure OpenAI

In Zusammenarbeit mit Macaw wurde der PowerBot entwickelt: ein intelligenter Community-Support-Bot, der auf der Microsoft Power Platform, Azure OpenAI und Microsoft Teams basiert. Er ist rund um die Uhr verfügbar, versteht natürlich formulierte Fragen und liefert direkt im Arbeitskontext passende Antworten auf Nutzeranfragen.

Key Features im Überblick:

• Natural Language Processing (NLP): Versteht natürlich formulierte Fragen und liefert kontextbezogene Antworten
• Machine Learning: Lernt aus jeder Interaktion und verbessert sich kontinuierlich
• Integration interner Datenquellen: Für präzise, unternehmensspezifische Antworten
• Skalierbarkeit & Sicherheit: Vollständig integriert in die Microsoft-Infrastruktur
• Individuelle Anpassung: Inhaltlich und visuell auf das Unternehmen abgestimmt

Der Bot ist über Microsoft Teams sowohl im Einzelchat als auch in Gruppen oder Kanälen nutzbar. Zusätzlich wurde ein begleitender Teams-Kanal eingerichtet, der frühere Fragen und Antworten sichtbar macht. Das fördert Peer-Learning und baut eine wiederverwendbare Wissensbasis auf.

Das Ergebnis: Effizienter Support, verbesserter Wissenstransfer, höhere Nutzerzufriedenheit

Der PowerBot hat sich als effektives Werkzeug zur Unterstützung der globalen Community etabliert und sorgt für messbare Effizienzgewinne.

Vorteile für das Unternehmen:

• Schnellere Antworten: Reduzierte Suchzeiten durch sofortige Reaktion des Bots
• Standardisierte Kommunikation: Einheitliche Antwortqualität unabhängig vom Standort
• Reduzierter manueller Aufwand: Automatisierte Bearbeitung wiederkehrender Fragen
• Stärkere Zusammenarbeit: Höherer Community-Austausch und aktiveres Peer-Support-Verhalten
• Skalierbarkeit ohne Mehraufwand: Kein zusätzlicher Ressourcenbedarf bei steigender Nutzerzahl

Durch den Einsatz des PowerBots konnte die Organisation ihren Support nicht nur entlasten, sondern auch eine neue Qualität der internen Zusammenarbeit und des Wissensmanagements etablieren: skalierbar, nachhaltig und effizient.

Macaw: Your Guide in the era of AI

Macaw ist seit über 30 Jahren Ihr verlässlicher Partner für digitale Transformation und Innovation. Als „Your Guide in the era of AI” und Top-Microsoft-Partner in den Bereichen AI, Data & Analytics sowie Cloud begleiten wir Unternehmen erfolgreich durch das Zeitalter der Künstlichen Intelligenz. Mit maßgeschneiderten KI-Lösungen und strategischer Beratung optimieren wir Geschäftsprozesse und erzielen nachhaltige Ergebnisse – mit dem klaren Ziel, echten Mehrwert zu schaffen.

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