GS1 legt mit Microsoft Copilot Workshops den Grundstein für die unternehmensweite KI-Einführung

Viele Unternehmen stehen vor derselben Herausforderung: steigende Arbeitsbelastung, verstreute Informationen und die Frage, wie sich Künstliche Intelligenz sicher und produktiv im Arbeitsalltag einsetzen lässt. Der Wunsch ist klar: effizienter arbeiten, ohne Kompromisse bei Qualität, Sicherheit und Zuverlässigkeit einzugehen.

GS1 entschied sich deshalb für einen strukturierten Einstieg in die Arbeit mit Microsoft Copilot. Gemeinsam mit Macaw wurden unternehmensweite Copilot-Workshops durchgeführt, die den Mitarbeitenden praxisnah vermittelten, wie KI ihre tägliche Arbeit unterstützen kann. Das Ergebnis: schnelle Erfolgserlebnisse, hohe Akzeptanz und eine solide Grundlage für die weitere KI-Transformation.

GS1 ist eine international tätige Non-Profit-Organisation, die Unternehmen verschiedener Branchen bei der standardisierten Produktidentifikation und dem Datenaustausch unterstützt. Von Krankenhäusern und Einzelhändlern bis hin zu Lebensmittelherstellern und Modemarken verlassen sich zahlreiche Organisationen auf die Standards und Daten von GS1.

Mit dem Wachstum der Organisation stieg auch die Komplexität der täglichen Arbeit. Informationen waren auf unterschiedliche Systeme verteilt, Prozesse wurden umfangreicher und die Anforderungen an Effizienz nahmen zu. Gleichzeitig erkannte GS1 das Potenzial von Künstlicher Intelligenz und Microsoft Copilot, um Mitarbeitende im Arbeitsalltag zu entlasten.

Die zentrale Frage lautete daher:

Wie kann Microsoft Copilot so eingeführt werden, dass Mitarbeitende sofort von den Möglichkeiten profitieren und gleichzeitig sicher, verantwortungsvoll und effektiv mit KI arbeiten?

GS1 entschied sich bewusst für einen organisationsweiten Ansatz. Nach Gesprächen mit verschiedenen Anbietern fiel die Wahl auf Macaw. Ausschlaggebend waren die Kombination aus Fachwissen, praxisnaher Beratung und die Fähigkeit, bestehende Vorbereitungen gezielt weiterzuführen.

In vier interaktiven Workshops wurden alle 90 Mitarbeitenden anhand des Microsoft Adoption Frameworks geschult. Im Fokus stand dabei nicht die Technologie selbst, sondern die konkrete Anwendung von Microsoft Copilot im täglichen Arbeitsumfeld.

Die Workshops vermittelten unter anderem:

• den Einsatz von KI-Agenten zur schnelleren Recherche und Informationsbeschaffung
• die Erstellung von Kanban-Boards auf Basis KI-generierter Inhalte
• die automatische Erstellung von PowerPoint-Präsentationen mit Microsoft Copilot
• die Generierung von Word-Dokumenten aus Notizen und Besprechungsinhalten
• die intelligente Nutzung von Copilot in Microsoft Teams und Excel

Darüber hinaus erhielten die Teilnehmenden ausreichend Zeit, eigene Anwendungsfälle auszuprobieren, Fragen zu stellen und direkt mit ihren vorhandenen Dokumenten zu arbeiten.

„Die Kombination der Trainer hat hervorragend funktioniert. Lars konnte die Themen sehr verständlich vermitteln, während Amancio den Kolleginnen und Kollegen zusätzliche Tiefe geboten hat, die noch stärker einsteigen wollten.“

Sebastiaan van Zundert, Manager IT Development bei GS1

Die Wirkung der Workshops zeigte sich unmittelbar nach der Einführung. Mitarbeitende konnten viele wiederkehrende Aufgaben schneller erledigen und wertvolle Zeit einsparen.

Ein konkretes Beispiel ist die Dokumentensuche. Während zuvor häufig mehrere Minuten für die Suche nach Dateien benötigt wurden, können relevante Informationen heute mithilfe von Microsoft Copilot und OneDrive innerhalb weniger Sekunden gefunden werden.

Noch wichtiger war jedoch ein weiterer Effekt: Alle Mitarbeitenden verfügten nach den Workshops über denselben Wissensstand. Dadurch entstand eine gemeinsame Sprache rund um KI und Microsoft Copilot, was die Akzeptanz erhöhte und zukünftige Initiativen deutlich erleichtert.

„Die Begeisterung nach den Workshops war deutlich spürbar. Einige Teams haben sofort neue Anwendungsfälle umgesetzt, andere benötigen noch zusätzliche Unterstützung. Das ist ein ganz normaler Teil der KI-Einführung.“

Sebastiaan van Zundert, Manager IT Development bei GS1

Gleichzeitig wurde deutlich, dass eine erfolgreiche KI-Nutzung auf einer soliden Datenbasis aufbaut. Nur mit qualitativ hochwertigen Daten und klaren Zugriffsstrukturen lässt sich das volle Potenzial von KI ausschöpfen. Daher arbeitet GS1 parallel zur Einführung von Copilot kontinuierlich an der Optimierung seiner Datenqualität und Governance.

Für GS1 ist die Einführung von Microsoft Copilot erst der Anfang. Die Organisation plant bereits den nächsten Schritt und möchte künftig mit Copilot Studio eigene KI-Agenten entwickeln, die interne Prozesse automatisieren und Mitarbeitende gezielt unterstützen.

Darüber hinaus prüft GS1 den Einsatz von Azure AI, um innovative und branchenspezifische Lösungen für seine Teilnehmenden bereitzustellen.

Damit folgt GS1 einem Trend, der aktuell in vielen Unternehmen zu beobachten ist: Der Fokus verlagert sich von der individuellen Produktivitätssteigerung hin zur Optimierung kompletter Geschäftsprozesse und zur Entwicklung maßgeschneiderter KI-Lösungen.